AnniQ Purpose

 

Propósito AnniQ

En AnniQ queremos empoderar a las empresas a través de los datos para transformarse y liderar el mercado.

Nosotros democratizamos para las empresas el acceso a la inteligencia artificial y analítica, de una forma sencilla y rápida de implementar, habilitando a nuestros Usuarios para tomar mejores decisiones y ser empresas basadas en datos, es decir, AnniQ-Driven.

 

Boundless – Sin límites

No creemos en los límites ni imposibles tecnológicos. Cada reto logra su solución desde la imaginación del resultado para luego trabajar en conseguirlo. En AnniQ logramos lo imposible desde el esfuerzo, persistencia, inteligencia y creatividad; siempre buscando crear un efecto WOW para ti.

 

Experiencia Memorable con nuestros Clientes y Usuarios

AnniQ es una empresa “Customer and User Centric”, cada uno de nuestros esfuerzos se enfoca en que la interacción contigo sea memorable y tenga un efecto WOW asociado a AnniQ. Estamos obsesionados con buscar la perfección en cada aspecto, entregando en el presente nuestro mejor esfuerzo.

 

Desaprender y reaprender, lo más rápido posible

Uno de nuestros súper poderes en AnniQ es nuestra velocidad de aprendizaje, cambio y transformación. Esto lo logramos gracias al desarrollo de nuestra habilidad como equipo e individuos para desaprender y reaprender. Estamos en constante cambio siempre buscando entregar una experiencia WOW para ti.

Queremos escucharte en todo momento, estamos dispuestos a experimentar y co-crear para lograr mejores soluciones para las empresas.

 

Transparencia significa, ética, honestidad y confianza

Hacer lo correcto, en todo momento, incluso cuando tú, nuestros Clientes o el mercado no están observado lo que hacemos, es nuestra prioridad. Trabajamos con todo nuestro equipo de colaboradores en desarrollar un pensar y actuar ético y honesto que fortalezca nuestra relaciones humanas, comerciales y empresariales desde la confianza.

 

Excelencia y Esfuerzo

En AnniQ vivimos en una constante búsqueda por la perfección, tal vez tengamos dificultades en alcanzarlo, pero el esforzarnos cada día por ser excelentes en cada aspecto de nuestro negocio nos acercará a la perfección.

Excelencia y esfuerzo se trata de entregar lo mejor de AnniQ, como equipo de trabajo e individuos para ti, para nuestros Usuarios que son nuestro propósito principal. Queremos que cada aspecto sea WOW.

 

Actitud CO

En AnniQ estamos todo el tiempo en actitud CO, Colaboración, CoCreación, CoMotivación, Comunicación, CoInnovación y CoDisrupción. Vivir en modo CO es nuestra forma de crear una red de aprendizaje acelerado para lograr un efecto WOW en nuestros Usuarios.

 

Simplicidad para nuestros Clientes

Nuestra promesa de valor contigo es que te puedas enfocar en hacer crecer tu empresa. Nos preocupa tu tiempo, tus actividades y tu empresa. Esta comprometidos con lograr que aproveches tus datos en la menor cantidad posible de pasos y clics.

 

Queremos que AnniQ sea, simple, sencillo, rápido y ágil para que te enfoques en construir valor.

 

1 millón de empresas AnniQ-driven

Soñamos y trabajamos para llegar a 1 millón o más de empresas potenciadas con AnniQ, que puedan mejorar su capacidad estratégica y de ejecución desde los datos usando inteligencia artificial y analítica.

Ser una empresa AnniQ-Driven es dirigir nuestras empresas de forma rápida, sencilla y eficiente, enfocándonos en lo que realmente importa y hacer la diferencia, la creación de valor 360° en el mercado.

 

Términos del Servicio

 

Entre AnniQ, tu empresa y tu

Los términos, condiciones y acuerdos expresados en el presente contrato constituyen las directrices y condiciones de uso y privacidad para todos los productos, servicios y soluciones ofertados y brindados en la actualidad y futuro de AnniQ. El alcance del presente contrato cubre para AnniQ nuestro sitio web www.anniq.ai y nuestra plataforma potal.anniq.ai y nuestra API.

El Usuario acepta, al momento de empezar a utilizar el servicio o acceder cualquier de nuestros recursos, respetar todas las directrices y condiciones impuestas por este contrato.

 

Aclaremos los Términos Usados

Queremos tener una comunicación clara y transparente contigo, a continuación, expresamos las definiciones y el significa que tendrán en el presente contrato:

  • El término "contrato" o "acuerdo" hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones.

  • El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos.

  • El término "sitio" o "sitio web" o “plataforma” o “aplicación” hace referencia al sitio virtual y digital donde se prestan todos los servicios que AnniQ ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con AnniQ.

  • El término "servicio" o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece AnniQ en su sitio web y que opera desde el dominio portal.anniq.ai. También hace referencia a el uso de la página web de AnniQ y toda la base de conocimiento de AnniQ Academy.

  • El Término "AnniQ", "AnniQ Analytics", “AnniQ Academy”, "nosotros", "nuestro(a)" hace referencia a GRUPO BERNIER SAS.

  • El término "Sistema" hace referencia a la plataforma web usada por AnniQ para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos.

  • El término "Aplicación" hace referencia al software que ofrece AnniQ como servicio a en su sitio portal.anniq.ai

  • El término “Empresa” hace referencia a la persona jurídica o entidad legalmente constituida según la normatividad Colombiana o del país correspondiente, que hace uso del sitio web de AnniQ o aplicación de AnniQ

  • El término "Usuario Maestro" o "Usuario Administrador" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en AnniQ en la aplicación.

  • El término "Usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de AnniQ y su aplicación, sea o no "Usuario Maestro"

  • El término "Suscripción" hace referencia a las condiciones de uso que tiene una Empresa según el pago que haya efectuado.

  • El término “Contabilidad” o “Datos Contables” hace referencia a la información del libro diario c contable o detalle de movimiento contable que la Empresa carga en AnniQ para la ejecución de las analíticas de datos.

  • El término “Algoritmo” o “Analítica” o “Inteligencia Artificial” o “Machine Learning” o “Máquinas de Aprendizaje” o “Deep Learning” o “Aprendizaje Profundo” o “Reinforcement Learning” o “Aprendizaje Reforzado” hace referencia al conjunto de métodos y técnicas matemáticas, estadísticas, probabilísticas, analíticas, computacionales y de aprendizaje en máquina que usa AnniQ para lograr los resultados analíticos con escenarios posibles y probables basados en los datos contables de la Empresa.

  • El término “Dashboard” o “Tablero de Control” o “Tablero” hace referencia al resultado analítico procesado por AnniQ con los datos contables de la Empresa y los datos del AnniQ Data Market.

  • El térmimno “AnniQ Academy” hace referencia a la base de conocimiento recolectada por AnniQ, su red de expertos, partners y referentes en el mercado. Todo el conocimiento y contenido de AnniQ Academy tiene como propósito ayudar a la Empresa y Usuarios en una mejor definición estratégica de su negocio. No todo el contenido y conocimiento disponible en AnniQ Academy es creación, autoría o propiedad de AnniQ.

 

Términos y Condiciones

 

Descripción del Servicio AnniQ

AnniQ ofrece y presta el servicio de su aplicación en una única modalidad, suscripción paga. La Empresa adquiere una licencia no-exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar la plataforma AnniQ según las condiciones de la suscripción que haya elegido al momento de pagar por el servicio. En ningún momento la Empresa o Usuarios adquieren propiedad sobre la plataforma.

Los derechos de autor sobre las obras de software que componen la plataforma y los Servicios serán de titularidad de AnniQ y bajo ninguna interpretación de estos términos de servicio se entenderán transferidos al usuario.

El servicio de AnniQ se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web de AnniQ, tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso de la plataforma AnniQ disponible en portal.anniq.ai y todos los servicios disponibles en sitios web asociados (anniq.ai y www.anniq.ai y *.anniq.ai y anniq.ai/*) , y API.

 

La Empresa y Usuario declaran ser conocedores de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguna de las suscripciones que ofrece AnniQ. AnniQ no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial, ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por los algoritmos, dashboard y plataforma.

 

AnniQ da por entendido que el Usuario Maestro y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de la suscripción y cuenta, así como que realizará los cambios que considere pertinentes. AnniQ no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación de la Plataforma AnniQ”.

 

AnniQ garantiza al Usuario el libre acceso al sitio web www.anniq.ai para ver la información allí disponible, bajo condiciones normales. Sin embargo, el usuario acepta que existen circunstancias técnicas por las que esta información puede llegar a estar inaccesible de manera temporal, y, por lo tanto, exonera a AnniQ de cualquier tipo de responsabilidad por este hecho, bajo el entendido de que esto puede obedecer a limitaciones inherentes al estado de la tecnología en la actualidad.

 

Aceptación

Por simple uso del sistema AnniQ, el usuario acepta lo dispuesto en este contrato y en sus Términos y Condiciones, y reconoce que el mismo es susceptible de cambios sin previo aviso por parte de AnniQ, los cuales en todo caso tendrá que revisar y aceptar en el momento en que ingrese nuevamente al servicio que ofrece AnniQ. Si el usuario representa una Empresa, está dando por entendido que la Empresa acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente a AnniQ, y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato. El usuario que no esté de acuerdo con esto no podrá hacer uso de los servicios prestados por AnniQ y deberá abandonar la herramienta y el sitio web de manera inmediata.

 

Capacidad de Celebración de Contratos

 

Según la ley de Colombia, el usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables. Refiérase entonces, el que quiera celebrar este contrato a la teoría general de celebración de contratos de la ley que aplica en su país.

 

AnniQ da por entendido que aquel usuario que acepte este acuerdo de términos y condiciones, conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre de la persona que se determine como Empresa. Quienes sean considerados incapaces absolutos o relativos o parciales deberán tener autorización de sus representantes legales para celebrar este contrato, y serán estos últimos considerados responsables de cualquier conducta de sus apoderados.

 

Alcance y Niveles de Servicio

 

En condiciones normales, la plataforma de AnniQ tiene un “down time” o “tiempo fuera de operación” de aproximadamente 5%, de modo que la plataforma se encuentra disponible el 95% del tiempo. AnniQ adelantará las gestiones que a su juicio estime conducentes, para que la aplicación esté disponible para la Empresa y usuario, pero no garantiza lo anterior, por cuanto pueden existir eventos como daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de AnniQ. No obstante, AnniQ garantiza a los usuarios que la plataforma estará disponible en circunstancias normales, según lo anunciado, desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan.

 

De esta manera, si no se pudiera acceder a la plataforma por el tipo de conexión o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de AnniQ.

 

En cuanto al mantenimiento y reestructuración de la plataforma, AnniQ se reserva el derecho de llevar a cabo las gestiones necesarias, sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.

 

El servicio se llevará a cabo por medio de una interfaz Web, disponible desde cualquier conexión a internet. En este sentido el Usuario exonera a AnniQ de cualquier responsabilidad que pudiera derivarse de las interrupciones de disponibilidad del servicio, motivadas por causas de fuerza mayor, caso fortuito, hecho de un tercero, o, por cualquier otra que esté fuera de su control. A estos efectos se consideran fuera de su control a título enunciativo y no limitativo, (i) el módem o router del usuario, (ii) el sistema operativo e informático del usuario, (iii) el software de navegación, (iv) virus, antivirus o software de seguridad informática, (v) interconexión de redes telefónicas y eléctricas, (vi) RDSI, (vii) frame relay, (viii) ADSL, (ix) Indisponibilidad de la plataforma tecnológica desde donde se accede al servicio y/o cualquier otra infraestructura de transporte o telecomunicaciones utilizadas por la Empresa o Usuario, por ende ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte de AnniQ.

 

AnniQ NO será responsable de la veracidad en los datos contable que presente el Usuario y/o Empresa; en consecuencia, será este último el único responsable de entregar la información real y veraz frente a AnniQ o cualquier entidad gubernamental competente, para efectos del uso de la plataforma de AnniQ. Cualquier error, inconformidad, requerimiento y/o sanción administrativa que se genere en virtud de una acción u omisión por parte de la Empresa o Usuario, será responsabilidad de este y mantendrá indemne a AnniQ de cualquier reclamación.

 

Registro de Usuarios y Empresas

 

AnniQ presta un servicio de plataforma de software como servicio que se accede a través de su sitio web www.anniq.ai y portal.anniq.ai. Los usuarios que accedan a este servicio, deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios y mecanismos que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. AnniQ da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a AnniQ de poseer información falsa sobre cualquier usuario.

 

AnniQ permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según la suscripción que cada Usuario Maestro y Empresa hayan elegido al momento de registrar su cuenta. AnniQ no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el Usuario Maestro haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma, y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, AnniQ no se hace responsable por cualquier uso de la información de la cuenta en contra del Usuario Maestro o Empresa, ni frente al usuario ni frente a terceros, pues el dominio del usuario y contraseña es del Usuario Maestro, la Empresa y los usuarios habilitados y de nadie más.

 

Medios de Pago

 

El usuario podrá elegir la suscripción al momento de realizar el primer pago. El periodo de suscripción es mensual, el próximo cobro se realizará el mismo día del mes en que se inscribió.

El pago de AnniQ es anticipado y el usuario acepta que se realicen cobros recurrentes en periodos mensuales. Además, se compromete a notificar a AnniQ en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo 5 días hábiles antes de su próxima fecha de cobro.

 

En caso de que el usuario no notifique a AnniQ, con anticipación sobre su deseo de no generar el cobro recurrente, este tendrá 5 días hábiles para pedir la devolución del dinero.

 

AnniQ ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web www.anniq.ai. Sin embargo, para acceder a AnniQ a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del Usuario Maestro alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro por los servicios prestados en nuestro software online disponible en portal.anniq.ai. Si existen retenciones o impuestos de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario.

 

AnniQ es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto, está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados.

 

AnniQ da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el Usuario Maestro por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

 

AnniQ, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información. No obstante, el usuario autoriza a AnniQ a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

 

El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.

 

Información de Empresas Clientes

 

AnniQ es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. AnniQ vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros.

 

AnniQ pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon - AWS, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.

 

AnniQ tampoco se hace responsable por el tipo de información o datos contable ingresada por cada usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso. Se da a entender que el usuario, al usar los servicios de AnniQ, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a AnniQ de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras.

 

AnniQ no estará obligada a velar por la legalidad del contenido e información o datos contables que los usuarios alberguen en su cuenta a través de los Servicios prestados, sin embargo, podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.

 

El usuario se obliga a la hora de usar cualquiera de los servicios de AnniQ a (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios del servicio (ii) no utilizar el servicio con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación mercantil del usuario. (iii) no usar el servicio con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no, (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado (v) publicar información  sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado. Además,  (vi) garantiza que es propietario, emisor o receptor de los datos contables, y que cumple con lo establecido en la normativa fiscal aplicable.

 

El usuario de AnniQ manifiesta ser dueño de los datos contables que carga e ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de AnniQ o GRUPO BERNIER SAS, y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento AnniQ se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso.

 

Adicional a lo anterior, AnniQ no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el USUARIO al momento de realizar un trámite o de ingresar la información a la plataforma.

 

Política de Privacidad

 

Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en AnniQ

AnniQ utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios y mercado objetivo. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que AnniQ utilice estas herramientas con fines estadísticos, analíticos y estratégicos.

 

Modo de uso de las cookies

AnniQ, mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, AnniQ podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

 

En esta medida, AnniQ podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. AnniQ usa esta información para fines analíticos. El usuario de AnniQ podrá deshabilitar estas herramientas.

 

Las actividades de seguimiento adelantadas por AnniQ también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario para conservar su privacidad. Ver más aquí.

Análisis de datos.

El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la plataforma AnniQ, acepta que LA EMPRESA puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de LA EMPRESA en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales.

 

El usuario en cualquier momento puede solicitar a LA EMPRESA que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo humans@anniq.ai dirigido a Jean Phillip Bernier.

 

Política y Canales de Comunicación

 

Al registrar una cuenta con AnniQ el Usuario Maestro debe introducir un email, datos personales y empresariales, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de AnniQ, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por AnniQ.  No obstante, lo anterior, AnniQ no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: humans@anniq.ai

 

Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere esta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: humans@anniq.ai dirigido a Jean Phillip Bernier.

 

Adicionalmente los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de AnniQ en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a humans@anniq.ai o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación.

 

Operación del Sitio y Plataforma AnniQ

 

AnniQ llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que los sitios webs asociados siempre estén disponibles para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de AnniQ. No obstante lo anterior, AnniQ garantiza a los usuarios que pagan por el servicio, que el software estará disponible en portal.anniq.ai desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a Internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan, lo cual escapa de las obligaciones de AnniQ, de manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión y las características que le sean propias, por fallas en la comunicación o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio contratado por parte de AnniQ. En cuanto al mantenimiento y reestructuración del sitio, AnniQ se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información.

 

AnniQ se reserva el derecho de realizar sin aviso previo mejoras u optimizaciones en su sistema, sin embargo, el anuncio de una fecha estimada de actualización, mejora u optimización, no implican, ni obligan a AnniQ a que efectivamente en dicha fecha todos sus usuarios deberán contar con dicha mejora. Solo se entenderá vinculado al servicio contratado dichas mejoras, cuando AnniQ efectivamente las implemente y señale su carácter permanente. Dependiendo la suscripción adquirida por la Empresa y usuario, este deberá realizar pagos adicionales para disfrutar de ciertas mejoras exclusivas.

 

Seguridad de la Información y Cuenta

 

AnniQ vela por la seguridad de la contraseña que provea el Usuario Maestro y los usuarios a la hora de registrar una cuenta con AnniQ y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro lado, AnniQ no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.

 

Limitaciones

 

La Empresa o Usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además, queda prohibida la separación de los componentes. AnniQ autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale o acceda La Empresa, ni hacer uso de ellas por separado. El usuario comprende que faltar a lo dispuesto en esta cláusula constituye un delito de acuerdo al artículo 272 del Código Penal Colombiano, y demás normas aplicables.

 

AnniQ no será responsable de cualquier reclamación extrajudicial, judicial o administrativa que se derive de la negligencia, culpa o dolo del Usuario y/o Empresa al momento de suministrar su información contable o financiera frente a la entidad gubernamental/fiscalizadora competente; por ende, será este el único responsable y deberá mantener indemne a AnniQ de tal reclamación.

 

Interrupciones

 

AnniQ se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos.

 

AnniQ podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un usuario y Empresa en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el USUARIO utilice los servicios prestados por AnniQ para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y sobre de todos de AnniQ y de otros usuarios; (ii) En caso de que AnniQ encuentre que el USUARIO está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de AnniQ o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a AnniQ que el USUARIO no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, o carece de la representación legal para vincular legalmente a la empresa, en los términos del artículo segundo de estas Condiciones.

 

AnniQ se reserva el derecho a decidir si el contenido publicado por los usuarios, al igual que el material de texto o fotográfico que sea cargado a la página web de AnniQ resulta apropiado y se ajusta a las Condiciones. En este sentido, AnniQ podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, de habeas data y de privacidad de terceros, así como aquellos que resulten ofensivos, difamatorios o que constituyan infracciones a la ley.

 

Terminación o Cancelación del Servicio

 

AnniQ se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al Usuario y Empresa y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para el usuario si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada, se dará la suspensión del servicio al Usuario con aviso anticipado con una antelación de 5 días.

 

En caso de suspensión, la cuenta del Usuario no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del usuario se hayan realizado por completo. Si luego de tres intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, el Usuario debe realizar el pago del dinero adeudado mediante un enlace de pagos. Para obtener el enlace donde se debe realizar el pago, el Usuario debe comunicarse con el equipo de soporte de AnniQ escribiendo a humans@anniq.ai

 

La suspensión de la cuenta del Usuario no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el porcentaje cobrado impide la generación de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudiesen generar a favor de AnniQ por tal incumplimiento.

 

En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 15 días durante el cual podrá consultar su cuenta y la información que hasta el momento se encuentre almacenada en ella, pero sin la posibilidad de agregar nueva información. El usuario será responsable de copiar o sustraer dicha información, por cuanto una vez venza el periodo de 15 días, AnniQ dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.

 

Legislación Aplicable y Jurisdicción

 

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier parte de este contrato se declara nula o contraria a la ley, entonces la provisión inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que más se acerque a la intención del contrato original y el resto del acuerdo entre AnniQ y el Usuario y Empresa continuará en efecto. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre usted y AnniQ con respecto a los Servicios de AnniQ y reemplaza a todas las comunicaciones previas y propuestas, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y AnniQ con respecto a los Servicios de AnniQ.

 

Derecho de retracto.

El Usuario podrá ejercer su derecho al retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, es decir, podrá solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado. Para efectos de poder ejercer el derecho de retracto será necesario que el Usuario lo ejerza dentro de la oportunidad legal, es decir durante los cinco (5) días posteriores a la celebración del contrato.

 

Queremos escucharte, pregúntanos

 

En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo humans@anniq.ai, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.

 

Última actualización: 1 de Octubre de 2021.

 

Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.  el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, GRUPO BERNIER SAS y AnniQ, ha implementado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el fin de impartir un debido tratamiento a la información proporcionada dentro de cualquier registro de datos personales, realizado directamente, a través de la página www.anniq.ai o portal.anniq.ai. Política que contempla el manejo de solicitudes de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de información.

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con GRUPO BERNIER SAS y AnniQ, y que sus datos personales se encuentren en sus bases de datos.

 

Identificación

 

Empresa: GRUPO BERNIER SAS

NIT: 900.690.024-0

Dirección: Carrera 72 A # 137 A 35 9-502, Bogotá - Colombia

Correo electrónico: humans@anniq.ai

Teléfono: +57 310 266 06 27

Página Web: www.anniq.ai

 

Legislación Aplicable y Jurisdicción

 

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales serán aplicada por GRUPO BERNIER SAS y AnniQ respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

Los siguientes son los principios rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y AnniQ como entidad respetuosa de la ley acatará: Principio de Legalidad,  Principio de Finalidad, Principio de Libertad, Principio de Veracidad o Calidad, Principio de Transparencia,  Principio de Acceso y Circulación Restringida, Principio de Temporalidad del dato,  Principio de Seguridad y  Principio de Confidencialidad.

 

Definiciones AnniQ

 

Para efectos de la interpretación y aplicación  de la presente política solicitamos tener en cuenta las siguientes definiciones:

 

  • AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

  • AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

  • BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

  • CAUSAHABIENTE DE LOS DATOS: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta. (heredero)

 

  • DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables.

 

  • DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

  • DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular

  • DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como dato financiero o crediticio.

  •  

  • DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  •  

  • DATOS BIOMÉTRICOS: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares, análisis de ADN.

  •  

  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  •  

  • EMPLEADO: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo continuada dependencia o subordinación de la segunda, y mediante remuneración.

  •  

  • EX EMPLEADO: Persona natural que estuvo vinculada contractualmente con GRUPO BERNIER SAS y AnniQ

  •  

  • LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan. HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

  •  

  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

  •  

  • POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por GRUPO BERNIER SAS y AnniQ de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

  •  

  • PROVEEDOR: Para los efectos de este documento, es toda persona  natural o jurídica que preste algún servicio a GRUPO BERNIER SAS y AnniQ en virtud de una relación contractual.

  •  

  • TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  •  

  • TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  •  

  • TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  •  

  • TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

 

Finalidad y Uso

  • A través del presente documento, se establece el Manual Interno de Políticas y de Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de GRUPO BERNIER SAS y AnniQ, el cual tendrá como alcance  la aplicación de todas las bases de datos donde se almacene información personal y sea objeto de tratamiento por parte de la compañía, en adelante AnniQ.

  •  

  • AnniQ entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los Titulares - personas naturales - (clientes, empleados, ex empleados, proveedores, acreedores, etc.) , esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas así como que su uso y conservación sea adecuado.

  •  

  • AnniQ podrá hacer uso de los datos personales para:

  •  

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, trabajadores y aspirantes, incluido el pago de obligaciones contractuales

  • Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios

  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos

  • Evaluar la calidad del servicio

  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo

  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por AnniQ y/o por terceras personas

  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral

  • Soportar procesos de auditoría interna o externa

  • Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de AnniQ: Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso

  • Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AnniQ ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

 

Repositorios y Bases de Datos

  • Las bases de datos en las que la empresa GRUPO BERNIER SAS y AnniQ, actúa como responsable y encargada del tratamiento:

  •  

  • En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos AnniQ actúa tanto en calidad de Responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de Encargada, en la medida que es quien realiza el Tratamiento de datos.

  •  

  • A continuación, se mencionan las 4 bases de datos sobre las cuales GRUPO BERNIER SAS y AnniQ realiza el tratamiento de información personal:

 

Base de datos de clientes:

  • Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de AnniQ, es decir corresponde a aquellas personas naturales que acceden a los diferentes servicios de AnniQ.

  • Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, actividad económica, información bancaria como número de cuenta, tipo, entidad bancaria, numero de la tarjeta de crédito.

  • Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene de forma directa mediante inscripción de formulario a través de la página web y finalmente se configura la cuenta, en todos los casos queda consignado en servidores especializados de Amazon - AWS que cuenta con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información. En la recolección de la información el cliente expresa la autorización de recolección de sus datos personales por parte de AnniQ de acuerdo a los fines establecidos en la presente política publicada en la página web www.anniq.ai y en la respectiva aplicación.

  • Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a AnniQ cumplir con su objeto de prestación de servicios analíticos desde una plataforma en la nube. De manera que esta base de datos tiene las siguientes finalidades: Para contacto con el cliente en: Soporte técnico y servicio al cliente, para facturación: Soporte de facturación, gestión de cobros cobro y recaudo y para mercadeo y publicidad: Envío de boletines informativos, promociones, encuestas e información sobre nuevas funcionalidades

  • Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso, y de circulación.

  • Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por AnniQ, pasa al área de soporte y servicio al cliente en caso de requerir.

  • Circulación externa:  La información contenida en esta base de datos se guarda en un servidor de Amazon – AWS y solo pueden acceder a ella ciertas personas de AnniQ autorizadas como el área de plataforma, desarrollo, inteligencia artificial y Customer Success. De igual forma al Panel sólo puede acceder cada usuario, ya que es personal y cuenta con una contraseña y un token de seguridad para ello.  Para temas de facturación y cartera se cuenta con un proveedor de contabilidad, para el recaudo se utilizan plataformas de pago o se hace en entidades bancarias. Actualmente la autorización para el tratamiento de los datos personales se obtiene a través de la página web www.anniq.ai y portal.anniq.ai, desde el momento del registro, estos datos se amplían a la información financiera al momento de la suscripción y respectivo pago.

Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años. Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.

 

Bases de datos de empleados, exempleados y aspirantes:

Descripción: Esta base de datos contiene la información que se recolecta sobre los aspirantes a algún cargo vacante dentro de AnniQ a través de las hojas de vida, los empleados de la misma vinculados a través de contratos de trabajo y los estudiantes de práctica y las personas que dejaron de ser empleados de AnniQ. Esta base de datos es manejada por el área Administrativa y Gerencial de AnniQ.

 

Contenido: La información personal especificada en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: Nombre, número de identificación, copia del documento de identificación, lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ciudad de domicilio, dirección de residencia, teléfono, mail, salario, exámenes médicos de ingreso, tipo sanguíneo, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, datos familiares incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad, registros fotográficos, ocupación, cargo, información académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, número de cuenta bancaria, entidad bancaria, fecha de retiro, datos de contacto en caso de emergencia, nombre y parentesco. La empresa recopila ciertos datos sensibles: Datos de menores, tipo sanguíneo y registros fotográficos.

 

Forma en que se recopilan los datos: El área Administrativa recoge la información por medio de las hojas de vida suministradas por el aspirante, en entrevistas de ingreso en presencia del aspirante y en los contratos laborales suscritos entre el empleado y AnniQ.

Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Seguridad Social, Salud Ocupacional, la realización de actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia, contacto con el empleado, causar impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos  y de contacto. Los datos sensibles son utilizados para la información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social.

 

Tratamiento: El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de AnniQ en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación. La circulación puede ser interna o externa y se efectúa de la siguiente forma:

 

Circulación Interna: Para pago de nómina y otros servicios, para levantamiento de registros contables y para seguimiento a empleados, en cuanto a su labor y temas de salud ocupacional.

 

Circulación Externa: Según requerimiento de las siguientes entidades: Para la UGPP por Gestión Pensional y Parafiscales, para la DIAN, para el SENA y para el ICBF. Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias. La información contenida en esta base de datos se guarda en archivos drive y en correo electrónico, y para acceder a ellos se requieren contraseñas las cuales solo son de conocimiento de las respectivas áreas que tienen acceso a la información, de igual forma se establecen políticas de confidencialidad.

 

Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y AnniQ, por 10 años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Así mismo AnniQ conserva la información en un archivo histórico de las personas que han estado vinculadas a misma, así como de los aspirantes a los cargos que han estado vacantes.

 

Base de Datos de Proveedores

Descripción: Esta base de datos corresponde a la información personal  que se recolecta sobre las personas naturales proveedores que prestan servicios y venden productos a AnniQ.

 

Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo, número de cuenta bancaria, titular de cuenta, RUT y en caso de tenerlo sitio web.

Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene a través de la documentación suministrada por el proveedor con el fin de realizar el pago posterior a la facturación. Es importante resaltar que los proveedores han autorizado la recopilación de sus datos mediante diligenciamiento y aceptación de formulario.

 

Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en  ERP de AnniQ, cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.

 

Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en ERP de la compañía, por parte del área Administrativa. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al ERP solo se puede acceder por personas autorizadas.

 

Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.

 

Base de datos Business Developers

Descripción: Contiene la información relacionada con las personas naturales que han decidido ser referidos de nuestra aplicación y por lo cual reciben un beneficio económico.

 

Contenido: La presente base de datos contiene la siguiente información: Nombre del referido, correo electrónico del referido, correo del referido, nombre del referido, teléfono, RUT y referencia bancaria.

 

Forma en que se recopilan los datos: El referido inscribe directamente sus datos en la plataforma de AnniQ e ingresa su referenciado con un código, por lo anterior en esta base de datos se encuentra la información de referidor y referido.

 

Finalidad: Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a los productos vendidos o servicios prestados, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaría de Hacienda municipal y en general entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.

 

Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación. La información contenida en esta base de datos se guarda en el CRM de la compañía, por parte del área Administrativa y Customer Success. La autorización consta en un formulario electrónico, el cual es diligenciado y aceptado por los proveedores. Sobre las medidas de seguridad, al CRM solo se puede acceder por personas autorizadas.

 

Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la relación comercial con el proveedor más un periodo de 10 años.

 

Bases de datos en las que se recolectan Datos Especiales

Bases de Datos Sensibles

Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, AnniQ  ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.

 

Para el tratamiento de los datos sensibles AnniQ ha cumplido con las siguientes obligaciones:

 

  • Informó al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.

  • Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

  • AnniQ no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

 

Bases de datos Personal

Esta base de datos se describe en el inicio del presente manual y título.

 

Registro de las Bases de Datos

De conformidad con la normatividad colombiana, las bases de datos anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.

 

 

Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales

 

AnniQ por medio de la “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” ha adoptado procedimientos para solicitarle al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

 

Al crear su cuenta, el usuario autoriza a AnniQ a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio. Asimismo, autoriza a compartirlos siempre que sea necesario para procesos de pagos, estrategias comerciales u otros temas afines al negocio que busquen el beneficio del usuario, con proveedores, empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas de AnniQ ubicadas en Colombia o en otros países con el fin de que éstas puedan almacenarlos, analizarlos, usarlos, consultarlos y verificarlos ante operadores de información y riesgo, y contactar al usuario para enviarle información, hacerle ofertas comerciales de productos y servicios, o para el mantenimiento de los mismos.

Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

 

La autorización otorgada por el Titular a AnniQ, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: a) Por escrito b) De forma oral c) Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a AnniQ la autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por AnniQ como una conducta inequívoca.

 

AnniQ ha establecido el correo electrónico humans@anniq.ai, como los canales para que el Titular de los datos, pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

 

Uso y Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

 

AnniQ reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

 

AnniQ recolecta, registra, almacena, usa los  datos personales de los Titulares, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.

 

Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por AnniQ para: a) Ejecutar las actividades propias de AnniQ para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares.  b) Ofrecerle los productos, servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de AnniQ, lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.   c) Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. d) Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales), consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y LA EMPRESA. e) Soportar procesos de auditoría externa e interna. f) Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos de AnniQ. g) Registrar la información de Empleados, exempleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de AnniQ, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. h) Para verificación de referencias de empleados, exempleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.  i) Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia AnniQ, sólo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.

 

Los Datos Personales serán utilizados por AnniQ sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los Datos Personales, salvo que: a) El Titular autorice expresamente a hacerlo. b) La información del Titular tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de AnniQ. c) Sea permitido por la ley.

 

Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado AnniQ, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Revisoría Fiscal, las Gerencias.

 

AnniQ podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de AnniQ.

 

En el caso de transmisión de datos personales, AnniQ suscribió el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1074 de 2015.

 

Igualmente, AnniQ podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los  datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

 

Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de AnniQ en términos seguros.

 

Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Sensibles

 

En el Tratamiento de datos personales sensibles, AnniQ cumplirá con las siguientes obligaciones:

 

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

  • Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento y además obtener su consentimiento expreso.

 

Ninguna de las actividades que realiza AnniQ está ni estará condicionada a que el titular suministre sus datos personales sensibles.

 

Reglamento General de Protección de Datos RGPD (General Data Protection Regulation – GDPR)

 

AnniQ recopila y almacena toda la información de los usuarios. La cual se aloja en servidores especializados de Amazon - AWS, únicamente se puede acceder a los datos de la cuenta con usuario y contraseña. La información almacenada cumple con los estándares de seguridad vigentes.

 

AnniQ dispone de un protocolo de seguridad establecido y que es seguido por todo el equipo de trabajo, para que al momento en que el usuario solicite sus datos le sean entregados o eliminados, según lo requiera.

 

Los datos que se recopilan dentro de AnniQ son todos los referentes al negocio. Esta información es recopilada para hacer uso de la plataforma, brindar soporte y efectuar el cobro cuando se toma un plan pago.

 

AnniQ utiliza herramientas e integraciones con terceros para el manejo de información que cumplen con el reglamento RGPD/GDPR con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el usuario.

 

Los nuevos miembros del equipo de trabajo de AnniQ son capacitados al momento de su ingreso con todas las normas de seguridad sobre los datos que se almacenan en AnniQ, para un uso apropiado de esta información.

A la entrada en vigor de esta norma fue nombrado en AnniQ un DPO (oficial de protección de datos) para garantizar que se cumpla con el reglamento, mantener un registro de entrenamiento al equipo de trabajo y a los procedimientos de seguridad establecidos. El DPO puede ser contactado en el correo electrónico privacy@anniq.ai.

 

Aviso de Privacidad

 

Esta leyenda se encuentra en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja AnniQ. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.

 

  • Aviso de Privacidad

  • Autorización: Para la página web

  • Autorización:  Para empleados[JPB1] 

 

Revocatoria de la Autorización y/o Suspensión del Dato

 

AnniQ ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a AnniQ la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que  ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud.

 

Si vencido el término legal respectivo, AnniQ no elimina de las bases de datos los datos personales del Titular que lo solicitó, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

 

Derechos del Titular de la Información

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AnniQ en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AnniQ salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

  3. Ser informado por AnniQ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular de Datos

 

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos ante AnniQ por las siguientes personas: a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante AnniQ su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.  b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante AnniQ.  c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante AnniQ de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante AnniQ cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

 

1. Procedimiento para Consultas: - Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de AnniQ.  - AnniQ como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular. - El titular acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. - La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por AnniQ y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el presente Manual. - La consulta será atendida por AnniQ en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.  - Cuando no fuere posible para AnniQ atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, AnniQ podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

 

2. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de AnniQ debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AnniQ como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:  - El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a AnniQ, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. - Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos. - El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por AnniQ, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el presente Manual.

 

- Si el reclamo resulta incompleto, AnniQ requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  - Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por AnniQ, sin que el solicitante presente la información requerida, AnniQ entenderá que se ha desistido del reclamo. - En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. - Una vez AnniQ reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo por parte de AnniQ será de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.  - Cuando no fuere posible para AnniQ atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3. Canales Habilitados: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por AnniQ  para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así: - A través de la dirección de correo electrónico: humans@anniq.ai

 

A través del teléfono de AnniQ: 57 310 266 06 27  en la ciudad de Bogotá, o a la siguiente dirección: Carrera 72 A # 137 A – 35 9-502, Bogotá - Colombia.

 

Deberes de AnniQ como Responsable y Encargado de Tratamiento de Datos Personales

 

Son deberes de AnniQ los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:

 

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

  8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

  10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

  11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

  12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

  14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

  15. Hacer uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 [JPB1]Pendiente escribir estos anexos.

Protocolos de Seguridad de Información Aplicados a Tratamiento de Datos

 

AnniQ adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

 

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

 

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.

 

Todos los funcionarios se han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

 

La información personal suministrada por los usuarios de AnniQ, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. AnniQ no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas. Para mayor seguridad, AnniQ recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

 

Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

 

AnniQ ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, el AnniQ no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento. Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para los portales web propiedad de AnniQ, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

 

Restricciones y Prohibiciones

 

Se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento a la normatividad:

 

  • El acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de AnniQ. Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de la empresa acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

 

  • La cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de AnniQ.  La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de la empresa y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

 

  • El acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de las empresas y/u otras normas expedidas por AnniQ para estos fines. Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, la empresa AnniQ procederá a eliminarlos de manera segura.

 

  • A los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de la empresa GRUPO BERNIER SAS y AnniQ  según el caso.

 

  • El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el caso.

 

Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

 

La responsabilidad en el tratamiento de los datos personales en AnniQ  está en cabeza de todos los empleados, al interior de cada área deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de AnniQ.

 

AnniQ ha designado el área de Administrativa como responsable del cumplimiento de esta política y estará atenta para resolver peticiones, consultas, y reclamos  y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión  y revocatoria de autorización de manejo de datos personales, a través de los canales dispuestos para tal efecto.

 

El área encargada será el área Administrativa

Nombre:     Jean Phillip Bernier

Teléfono:     +57 310 266 0627

Direccion:    Carrera 72 A # 137 A  - 35 9-502

Mail:   privacy@anniq.ai

Página web:    www.anniq.ai

Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

 

GRUPO BERNIER SAS y AnniQ, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares AnniQ tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con AnniQ y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con AnniQ. En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros servidores que se encuentran alojados por fuera del territorio colombiano. Al aceptar los términos y condiciones de uso de la plataforma el usuario autoriza a Seguridad en Línea al tratamiento de sus datos para efectos nombrados en la presente política.

 

Fecha de Publicación y Entrada en Vigencia

 

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de Octubre de 2021 y entra en vigencia a partir de la fecha. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.anniq.ai

Política de Seguridad de la Información

 

La presente Política de la Seguridad de la Información se dicta en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en Colombia, con el objeto de gestionar adecuadamente la seguridad de la información, los sistemas informáticos y plataforma de AnniQ. Los responsables del cumplimiento de esta política son el CEO, responsables del sistema, empleados y proveedores.

 

Nosotros GRUPO BERNIER SAS y AnniQ especialistas en construcción de softwares, estamos comprometidos con salvaguardar, asegurar y refugiar toda la información propia del servicio de emisión de documentos electrónicos, la misma está conformada por los documentos internos y toda la información de nuestros usuarios y proveedores. Estamos comprometidos con asegurar el cumplimiento de todos los requisitos de las partes interesadas y de los requisitos relacionados con la seguridad de la información y con el mejoramiento continuo de todos los procesos involucrados. Todo esto mediante una gestión confiable, durante toda nuestra actividad, basada en las siguientes directrices:

 

  • Sensibilizar, capacitar e instruir en la protección de la información sensible y a su vez controlar el acceso, modificación o divulgación de la información sin autorización.

  • Respetar todas las normas y leyes de derechos de propiedad.

  • Asegurar el uso único y exclusivo de correo electrónico corporativo y acceso a los sistemas de la empresa, siendo responsable el Líder de Tecnologia que se reciba, envíe, modifique o elimine a través de las cuentas asignadas.

  • Colaborar y facilitar solo al personal autorizado el ingreso, revisión, auditoria, copia, modificación, registro, cierre y control de todo medio de comunicación que brinde la empresa. La empresa se reserva el derecho de uso de toda la información registrada para fines que crea conveniente y sin aviso alguno.

Objetivos específicos.

  1. Lograr niveles adecuados de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información

  2. Controlar, prevenir y mitigar los riesgos de la seguridad de la información, identificando vulnerabilidades y amenazas que enfrentan los activos, en pro de asegurar la continuidad del negocio.

  3. Definir un plan de difusión, sensibilización y capacitación que permita difundir los alcances y buenas prácticas asociadas a la seguridad de la información de la empresa y usuarios.

 

Responsabilidad de los Usuarios

 

  • Cumplir con todas las leyes y reglamentaciones gubernamentales vigentes, que incluyen, entre otras, todas las leyes de propiedad intelectual, datos, privacidad.

  • Mantener la confidencialidad de las contraseñas y de toda la información del inicio de sesión.

  • Supervisar y controlar toda la actividad realizada a través de tu cuenta.

  • Avisar de inmediato si sabe o sospecha razonablemente de cualquier actividad ilegal o no autorizada o una infracción de seguridad en tus cuentas o equipos, incluido el extravío, el robo, la divulgación o el uso no autorizados de un nombre de usuario, una contraseña o una cuenta.

  • Cumplir en todo sentido los términos vigentes de las aplicaciones de terceros, incluida cualquier aplicación que decida integrar con AnniQ.

  • No realizar ingeniería inversa, descompilar, hackear, deshabilitar, interferir, desmontar, modificar, copiar, traducir ni interrumpir las características, la funcionalidad, la integridad o el rendimiento de AnniQ.

 

Fecha última modificación: 14 de Octubre de 2021

 

Atentamente,

 

JEAN PHILLIP BERNIER

CEO

GRUPO BERNIER SAS - AnniQ

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